Interface Programme d'Actions (IPA) - Outil
L'Interface Programme d'Actions facilite le recensement des actions de mise en œuvre du SAGE (description, plan de financement prévisionnel, lien avec le SAGE, indicateurs…), leurs raccrochements à des financements ainsi que le suivi des engagements et des paiements liés à ces financements. L’outil permet de centraliser les informations utiles pour établir des bilans financiers automatiques par thématique, financement, maître d’ouvrages etc.
Définitions et principes[modifier]
Fiche action (FA)[modifier]
Il s'agit de l'entité de description "de base" d'une action. Une fiche action comprend :
- Un intitulé le plus clair possible
- Une structure maître d'ouvrage. Il est possible d'utiliser un MO "A préciser"
- Un lien avec une entrée du SAGE (au niveau enjeu, orientation ou disposition)
- Une localisation administrative (commune ou EPCI) et hydrographique (masse d'eau)
- Une description (synthétique, puis plus précise)
- Un coût total précisé en HT ou TTC
- Un cout réparti par année
- Un calendrier (date de début et durée)
- Un financement prévisionnel (taux souhaité d'aide des financeurs et d'autofinancement)
- Un commentaire éventuel
Regroupement d'actions (RA)[modifier]
Un RA correspond à une liste de fiches actions. Il comprend :
- Un intitulé propre
- Un maître d'ouvrage unique (!)
- Un lien avec une entrée du SAGE
- Des liens avec des fiches actions
un RA n'a pas de coût propre, son coût correspond à la somme des FA qui lui sont liées.
Il s'agit d'un contrat de financement des actions (contrat territorial, CRBV...), voire - de manière détournée - d'un type de financement "hors contrat".
Un contrat comprend :
- Un intitulé (et sigle)
- Un financeur
- Un statut (en cours, terminé...)
- Une date de début et une date de fin
- Un intitulé d'instance de décision (pour valider les engagements)
- Un style d'affichage (couleurs)
Une fois créé, on peut associer au contrat un calendrier de ses instances de décision (de manière à regrouper les demandes d'engagement).
Le contrat doit être associé à des étapes de traitements des engagements et paiements (en cours, transmis au financeur, validé...)
Le contrat est l'échelle principale de création des bilans : tableaux bilan de préparation de contrats, liste détaillée des FA associées, tableau de mise en oeuvre financière (engagements, paiements)
Les étiquettes permettent de classer et regrouper les FA et RA. Il s'agit d'un moyen complémentaire de regrouper les FA à l'entrée par contrat.
Une étiquette comprend :
- Un intitulé
- Une explication éventuelle de l'utilité de l'étiquette
- Un style
Une fois crées, on peut associer autant d'étiquette que souhaitées aux FA et RA.
Les étiquettes peuvent être utiliser pour classer et regrouper les FA et RA et générer de bilans en complément des bilans par contrat. Elles sont utiles notamment en phase de préparation de contrats, avant l'association définitive des actions retenues au contrat.
Un financement précise les montant et taux de subvention prévus pour une action (FA ou RA) et un contrat donnés.
FA <--- Financement --> Contrat
Il comprend :
- Un montant maximum de l'action inscrite au contrat (montant éligible par la suite), HT ou TTC
- Un numéro d'action attribué par le financeur à cette action dans le contrat
- Un statut (A REVOIR)
- Des dates de début et fin de validité
- Un commentaire éventuel
- Un montant de subvention attendu (montant max de subvention pour la suite)
- Un taux de subvention attendu (taux max pour la suite)
Demande d'engagement (DE)[modifier]
Il s'agit d'un engagement auprès d'un financeur, dans le cadre d'un contrat et cadré par un financement (montant éligible, taux et montant de sub. prévus).
Une DE est créée à partir d'un financement lui même lié valable pour une FA ou un RA.
Si le lien est avec un RA, on précise obligatoirement les FA concernées et les montants associés.
Une DE comprend :
- Un intitulé (celui de la FA ou du RA le plus souvent)
- Un montant de l'engagement, HT ou TTC
- Un montant éligible fixé dans le contrat normalement
- un taux de subvention demandé (limité à un taux max fixé dans le contrat)
- un montant de subvention demandée = montant de l'engagement * taux de subvention demandé. Ce montant ne peut pas être supérieur au montant éligible
- Un mois et une année de début d'opération
- Une durée d'opération
- Une description de l'opération (issue des informations des FA)
- Un commentaire éventuel
La DE prend la forme d'une fiche de demande (au format fixé par le financeur) reprenant les informations essentielles.
La DE est associée à une liste de pièces justificatives (PJ) techniques et administratives (liste dépendante du financeur).
Dans le cas de contrats centralisés par un opérateur avant traitement par le financeur (ex: des CRBV), la DE fait l'objet d'une série d'informations complémentaires :
- avis technique du coordinateur du contrat
- association à une date de réunion de l'instance de décision
- fonctionnalités de signature automatique du formulaire, création du formulaire au format PDF et regroupement avec les PJ.
Une fois attribué, une DE comprend également les informations suivantes nécessaires pour le suivi des paiements associés :
- Référence du financeur de l'attribution de la subvention
- Montant et taux attribués (pouvant différer des montant demandée ou prévues au contrat)
- Date d'attribution
- Date de caducité (date limite au delà de laquelle la subvention ne pourra plus être appelée)
La DE comprend aussi un statut qui correspond aux étapes décrites au niveau du contrat.
Demande de Paiement (DP)[modifier]
Une demande de paiement est relié à une demande d'engagement.
Elle comprend :
- Un type : acompte1, acompte2, solde, acompte par tranches (!)
- Un état des dépenses réalisées : montant total, date d'établissement de cet état de dépense
- un rappel du montant de la subvention attribuée (DE) et de son taux
- un rappel des acomptes déjà perçus éventuels
- un montant de demande de paiement = dépenses réalisées * taux de subvention - acomptes déjà perçus
- commentaires éventuels
Comme un DE, une DP fait l'objet d'un formulaire au format du financeur.
Une DP doit être associée à des pièces justificatives (liste dépendant du financeur).
Une DP peut faire l'objet d'une observation par la structure coordinatrice du contrat. Signature automatisée et génération de la demande PDF et PJ associées.
Une fois versés, la DP comprend également :
- le montant versé
- la date du versement
État des dépenses[modifier]
Il s'agit d'un information stockée en lien avec une demande de paiement (!).
QUESTION : lien avec DP ou au niveau d'une FA/RA ?
Il comprend :
- un montant de dépenses réalisées
- une date de début et de fin couverte
Un état de dépense peut être calculé automatiquement à partir d'une liste de factures associées à une FA (ou plusieurs dans le cas d'un RA).
Engagements (devis, bons de commande)[modifier]
Un engagement est lié à une FA. Si la FA est liée à un marché, un engagement peut être lié à ce marché, voire à un bon de commande de ce marché dans le cas de marché à bons de commande.
Un engagement comprend :
- un type (bon de commande, devis...)
- une date
- un montant engagé (HT ou TTC)
- un lien avec une entrée d'un marché (ou bien hors marché)
- un objet
- un prestataire (titulaire du marché ou libre)
- un commentaire éventuel
Une facture est liée à une et unique FA. Elle comprend :
- une date
- un montant payé (HT ou TTC)
- un lien avec une entrée d'un marché (ou bien hors marché)
- un objet
- la référence de l'engagement, et si celui-ci est soldé ou non par la présente facture
- un prestataire (titulaire du marché ou libre)
- une liste d'identifiant de fiches travaux Sysma
- le numéro et la date du mandat administratif de paiement
- un commentaire éventuel
Idéalement les factures peuvent être importées depuis l'outil COMPTA pour éviter la double saisie.
Pièce justificative (PJ)[modifier]
Il s'agit d'un document, le plus souvent associé à une DE ou DP pour justifier de la demande.
Une PJ comprend :
- un type de document
- un intitulé (automatique à partir du nom du fichier ou du type de doc)
- l'adresse du fichier concerné
- une structure (la structure MO de l'action concernée par la DE ou DP)
- une notion de validation par la structure coordinatrice
Un indicateur doit être lié à une FA. Il comprend les informations suivantes :
- un intitulé décrivant clairement l'information attendue
- un type (chiffre, oui/non, document ...)
- une source (nom de la structure)
- un type d'indicateur (d'action ou de résultat)
Les indicateurs sont renseignés au moment de l'appel du solde de l'action (DP de type solde) par la structure qui fait la demande de paiement.
Types particuliers d'indicateurs :
- fiches travaux Sysma : liste des identifiants de fiches travaux de Sysma concernées. Permet de générer une fiche bilan automatique (carte). Dans le cas ou la demande de paiement s'appuie sur un état de dépenses générés à partir de factures, les fiches travaux sont automatiquement récupérées depuis les informations des factures concernées.
- bilan qualité observatoire : généré automatiquement, sous la forme d'un lien vers l'observatoire
Un marché est décrit par :
- un intitulé
- une référence interne = numéro unique
- un pouvoir adjudicateur
- un Maître d'ouvrage
- un statut (en préparation, en cours, terminé, annulé)
- des dates de début et fin de consultation
- une nature (marché, accord cadre..)
- une procédure de consultation
- une forme de prix
- un code CPV
- un lieu d'exécution
- une liste de titulaires
- une date de notification
- une durée initiale
- une date de fin prévue
- un type de marché (à tranche, bon de commande, ...)
- un montant initial (HT) (!)
- un type de montant
- une liste de référents techniques et administratifs
A COMPLETER
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